Condiciones del servicio de Google Workspace for Education
Contexto y objetivos de la activación
La Universitat de València ha suscrito el programa Google Workspace for Education, en su edición Education Fundamentals, disponible para todo el personal docente e investigador (PDI), el personal de administración y servicios (PTGAS) y el alumnado.
Esta implementación forma parte del Plan Estratégico de la UV para la implantación de la inteligencia artificial, alineándose con las directrices de uso responsable de la IA. Responde a tres objetivos principales:
- Ampliación de la oferta de IA con garantías contractuales: Hasta la fecha, la licencia institucional se limitaba a Microsoft Copilot. Con Gemini, la comunidad dispone de una segunda opción, reduciendo la dependencia de un único proveedor.
- Canalización de un uso preexistente: Parte de la comunidad ya empleaba herramientas de IA mediante cuentas personales sin protección contractual de datos. La cuenta institucional ofrece un marco controlado y administrable.
- Modelo dual de estrategia de IA: Los modelos comerciales de frontera se reservan para usos permitidos que requieren máximo rendimiento, mientras que las tareas con datos sensibles se orientan hacia la IA soberana ejecutada en infraestructura propia.
Servicios incluidos
Según las instrucciones de activación, el servicio comprende:
- Google Drive: 3 GB para el estudiantado; 5 GB para PDI y PTGAS.
- Aplicaciones de Workspace: Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Calendar, entre otras, para la creación y gestión de contenidos.
- Gemini: Asistente de IA como aplicación independiente.
- Gemini Notebook (NotebookLM): Organización y análisis de documentación propia —apuntes, artículos, informes— y generación de resúmenes, guías de estudio o materiales a partir de esas fuentes.
- Google Colab: Entorno en la nube para escribir y ejecutar código, utilizado en investigación, docencia de programación y análisis de datos (único servicio adicional activado).
Cómo activar el servicio
El acceso no es automático: cada persona usuaria debe activarlo de forma individual a través del portal del usuario de la UV en cuentas.uv.es, donde tendrá que leer y aceptar los términos y condiciones del servicio.
Privacidad y tratamiento de los datos
La UV ha revisado las condiciones de privacidad de Google para este programa antes de su puesta en marcha. Entre los aspectos más relevantes destacan los siguientes:
- Los servicios principales de Google Workspace for Education (Drive, Documentos, Calendar, la aplicación Gemini o Gemini Notebook, entre otros) no incluyen publicidad, y los datos del alumnado y del personal en estos servicios no se utilizan para elaborar perfiles publicitarios ni se venden a terceros.
- Cuando se usa Gemini con una cuenta institucional, las conversaciones y los archivos que se suben no son revisados por personas ni se emplean para entrenar o mejorar los modelos de inteligencia artificial de Google. Esta protección se aplica de manera automática, sin coste adicional, y con el mismo nivel de seguridad empresarial que el resto de servicios de Workspace.
- Los datos generados con las cuentas institucionales quedan bajo el marco de las Condiciones del Servicio de Google Workspace for Education y la Política de Privacidad de Google Workspace for Education, que regulan qué información se recoge (el contenido que cada persona crea y determinados datos de uso del servicio) y cómo se protege.
- La administración de la Universitat, a través de la Consola del Administrador, puede activar o desactivar servicios, gestionar la seguridad del dominio y aplicar medidas de protección de datos conforme a la normativa vigente.
La Universitat recomienda leer con atención los términos y condiciones antes de activar el servicio y hacer un uso responsable de las herramientas de IA, verificando siempre la información generada por Gemini, especialmente en tareas académicas o de investigación.
Usos permitidos
La activación de Google Workspace for Education en la UV está orientada a dar soporte a las siguientes actividades:
- Docencia y aprendizaje: elaboración de materiales, seguimiento de asignaturas y trabajo colaborativo en documentos y presentaciones.
- Investigación: análisis y organización de documentación con Gemini Notebook, y desarrollo y ejecución de código con Google Colab.
- Gestión administrativa: comunicación institucional, organización de agendas y almacenamiento de documentación de trabajo dentro de los límites de espacio asignados.
- Apoyo con inteligencia artificial: uso de Gemini como asistente para tareas de redacción, resumen, traducción o generación de ideas, siempre bajo criterio propio y con revisión humana del resultado.
Dado que la cuenta es gestionada por la Universitat de València, que actúa como responsable ante Google y custodia los datos asociados, las herramientas corporativas deberán destinarse a fines docentes, investigadores o administrativos. Se recomienda evitar su uso para almacenar información de carácter exclusivamente personal o doméstico.
El uso del servicio deberá ajustarse en todo momento a la normativa de la Universitat de València sobre uso de sistemas de información, a la normativa de protección de datos aplicable y a las condiciones de uso aceptadas en el momento de la activación.
Consideraciones importantes para soporte
- Gemini no está integrado dentro de las aplicaciones: La edición Education Fundamentals no permite usar Gemini dentro de Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones. No obstante, permite desde la aplicación de Gemini consultar documentos del Workspace o crear documentos nuevos en él.
- Correo electrónico y Aula Virtual: El correo electrónico no figura entre los servicios activados. El correo institucional y el Aula Virtual siguen operando en la infraestructura propia de la universidad.
Context i objectius de l'activació
La Universitat de València ha subscrit el programa Google Workspace for Education, en la seua edició Education Fundamentals, disponible per a tot el personal docent i investigador (PDI), el personal d'administració i serveis (PTGAS) i l'alumnat.
Aquesta implantació forma part del Pla Estratègic de la UV per a la implantació de la intel·ligència artificial, i s'alinea amb les directrius d'ús responsable de la IA. Respon a tres objectius principals:
- Ampliació de l'oferta d'IA amb garanties contractuals: Fins ara, la llicència institucional es limitava a Microsoft Copilot. Amb Gemini, la comunitat disposa d'una segona opció, i es redueix la dependència d'un únic proveïdor.
- Canalització d'un ús preexistent: Part de la comunitat ja emprava eines d'IA mitjançant comptes personals sense protecció contractual de dades. El compte institucional ofereix un marc controlat i administrable.
- Model dual d'estratègia d'IA: Els models comercials de frontera es reserven per a usos permesos que requereixen el màxim rendiment, mentre que les tasques amb dades sensibles s'orienten cap a la IA sobirana executada en infraestructura pròpia.
Serveis inclosos
Segons les instruccions d'activació, el servei comprén:
- Google Drive: 3 GB per a l'estudiantat; 5 GB per a PDI i PTGAS.
- Aplicacions de Workspace: Documents, Fulls de càlcul, Presentacions i Calendar, entre altres, per a la creació i gestió de continguts.
- Gemini: Assistent d'IA com a aplicació independent.
- Gemini Notebook (NotebookLM): Organització i anàlisi de documentació pròpia —apunts, articles, informes— i generació de resums, guies d'estudi o materials a partir d'aquestes fonts.
- Google Colab: Entorn en el núvol per a escriure i executar codi, utilitzat en investigació, docència de programació i anàlisi de dades (únic servei addicional activat).
Com s'activa el servei
L'accés no és automàtic: cada persona usuària ha d'activar-lo de manera individual a través del portal de l'usuari de la UV en comptes.uv.es, on ha de llegir i acceptar els termes i les condicions del servei.
Privacitat i tractament de les dades
La UV ha revisat les condicions de privacitat de Google per a aquest programa abans de posar-lo en marxa. Entre els aspectes més rellevants, destaquen els següents:
- Els serveis principals de Google Workspace for Education (Drive, Documents, Calendar, l'aplicació Gemini o Gemini Notebook, entre d'altres) no inclouen publicitat, i les dades de l'alumnat i del personal en aquests serveis no s'utilitzen per a elaborar perfils publicitaris ni es venen a tercers.
- Quan s'usa Gemini amb un compte institucional, les converses i els arxius que es pugen no són revisats per persones ni s'empren per a entrenar o millorar els models d'intel·ligència artificial de Google. Aquesta protecció s'aplica de manera automàtica, sense cost addicional i amb el mateix nivell de seguretat empresarial que la resta de serveis de Workspace.
- Les dades generades amb els comptes institucionals queden sota el marc de les Condicions del servei de Google Workspace for Education i la Política de privacitat de Google Workspace for Education, que regulen quina informació es recull (el contingut que cada persona crea i determinades dades d'ús del servei) i com es protegeix.
- L'administració de la Universitat, a través de la consola de l'administrador, pot activar o desactivar serveis, gestionar la seguretat del domini i aplicar mesures de protecció de dades d'acord amb la normativa vigent.
La Universitat recomana llegir amb atenció els termes i les condicions abans d'activar el servei i fer un ús responsable de les eines d'IA, verificant sempre la informació generada per Gemini, especialment en tasques acadèmiques o d'investigació.
Usos permesos
L'activació de Google Workspace for Education en la UV està orientada a donar suport a les activitats següents:
- Docència i aprenentatge: elaboració de materials, seguiment d'assignatures i treball col·laboratiu en documents i presentacions.
- Investigació: anàlisi i organització de documentació amb Gemini Notebook, i desenvolupament i execució de codi amb Google Colab.
- Gestió administrativa: comunicació institucional, organització d'agendes i emmagatzematge de documentació de treball dins dels límits d'espai assignats.
- Suport amb intel·ligència artificial: ús de Gemini com a assistent per a tasques de redacció, resum, traducció o generació d'idees, sempre sota criteri propi i amb revisió humana del resultat.
Atès que el compte és gestionat per la Universitat de València, que actua com a responsable davant Google i custodia les dades associades, les eines corporatives hauran de destinar-se a fins docents, investigadors o administratius. Es recomana evitar l'ús per a emmagatzemar informació de caràcter exclusivament personal o domèstic.
L'ús del servei s'ha d'ajustar en tot moment a la normativa de la Universitat de València sobre ús de sistemes d'informació, a la normativa de protecció de dades aplicable i a les condicions d'ús acceptades en el moment de l'activació.
Consideracions importants per a suport
- Gemini no està integrat dins de les aplicacions: L'edició Education Fundamentals no permet usar Gemini dins de Documents, Fulls de càlcul o Presentacions. No obstant això, permet des de l'aplicació de Gemini consultar documents del Workspace o crear-hi documents nous.
- Correu electrònic i Aula Virtual: El correu electrònic no figura entre els serveis activats. El correu institucional i l'Aula Virtual continuen funcionant en la infraestructura pròpia de la universitat.
Background and objectives
The Universitat de València has subscribed to the Google Workspace for Education programme, Education Fundamentals edition, available to all teaching and research staff (PDI), technical, management, administrative and service staff (PTGAS) and students.
This rollout is part of the UV Strategic Plan for the adoption of artificial intelligence, in line with the guidelines for the responsible use of AI. It addresses three main objectives:
- Broader AI offering with contractual guarantees: Until now, the institutional licence was limited to Microsoft Copilot. With Gemini, the community has a second option, reducing dependence on a single provider.
- Channelling existing use: Part of the community was already using AI tools through personal accounts with no contractual data protection. The institutional account provides a controlled, manageable framework.
- Dual AI strategy: Commercial frontier models are reserved for permitted uses that require maximum performance, while tasks involving sensitive data are directed towards sovereign AI running on the university's own infrastructure.
Included services
According to the activation instructions, the service includes:
- Google Drive: 3 GB for students; 5 GB for teaching and research staff (PDI) and technical, management, administrative and service staff (PTGAS).
- Workspace apps: Docs, Sheets, Slides and Calendar, among others, for creating and managing content.
- Gemini: AI assistant as a standalone app.
- Gemini Notebook (NotebookLM): Organising and analysing your own documents —notes, articles, reports— and generating summaries, study guides or materials from those sources.
- Google Colab: Cloud environment for writing and running code, used in research, programming teaching and data analysis (the only additional service enabled).
How to activate the service
Access is not automatic: each user must activate it individually through the UV user portal at cuentas.uv.es, where they must read and accept the terms and conditions of the service.
Privacy and data processing
The UV reviewed Google's privacy terms for this programme before rolling it out. The most relevant points are:
- The core services of Google Workspace for Education (Drive, Docs, Calendar, the Gemini app or Gemini Notebook, among others) contain no advertising, and student and staff data in these services is not used to build advertising profiles nor sold to third parties.
- When Gemini is used with an institutional account, conversations and uploaded files are not reviewed by people nor used to train or improve Google's artificial intelligence models. This protection applies automatically, at no extra cost, with the same enterprise-grade security as the rest of Workspace services.
- Data generated with institutional accounts falls under the Google Workspace for Education Terms of Service and the Google Workspace for Education Privacy Policy, which govern what information is collected (the content each person creates and certain service usage data) and how it is protected.
- The University's administration, through the Admin Console, can enable or disable services, manage domain security and apply data protection measures in accordance with current regulations.
The University recommends reading the terms and conditions carefully before activating the service and making responsible use of the AI tools, always verifying the information generated by Gemini, especially in academic or research work.
Permitted uses
The activation of Google Workspace for Education at the UV is intended to support the following activities:
- Teaching and learning: producing materials, following courses and collaborative work on documents and presentations.
- Research: analysing and organising documentation with Gemini Notebook, and developing and running code with Google Colab.
- Administrative management: institutional communication, scheduling and storing working documents within the assigned space limits.
- AI support: using Gemini as an assistant for drafting, summarising, translating or generating ideas, always under your own judgement and with human review of the result.
Since the account is managed by the Universitat de València, which acts as controller before Google and holds the associated data, corporate tools must be used for teaching, research or administrative purposes. Using them to store purely personal or domestic information is discouraged.
Use of the service must comply at all times with the Universitat de València regulations on the use of information systems, with applicable data protection law and with the terms of use accepted at the time of activation.
Important notes for support
- Gemini is not built into the apps: The Education Fundamentals edition does not allow Gemini to be used inside Docs, Sheets or Slides. However, from the Gemini app you can query Workspace documents or create new ones there.
- Email and Virtual Classroom: Email is not among the enabled services. Institutional email and the Virtual Classroom (Aula Virtual) continue to run on the university's own infrastructure.